三门峡社会管理职业学院 

组织人事档案规章制度

一、档案交接制度

一、各处（室）、系按归档范围、归档时间将各自在工作中形成的材料分门别类，移交档案室，并办理交接手续。

二、归还借阅档案，要认真检查档案资料是否与原件相符，有无缺页或损坏。

三、借阅档案资料，必须办理登记、签字手续、归还时管理人员应当面销号，行销号签字手续。

四、档案员因病因事，库房钥匙由主管领导指定专人保管。在此期间，非特殊情况一般不借阅，急需者，主管领导指定二人进库，按其规定办理借阅手续。

五、档案管理员调离工作时，有档案损坏、遗漏情况，要查明原因，及时采取补收手续，确保档案资料完整。

六、凡本院人员外出开会、学习或培训回学院时，必须向档案室移交资料，经档案管理员整理登记后，按规定程序交有关方面处理。

二、档案整理制度

一、档案的整理工作必须按照一定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理。

二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本院实际，编制科学的档案分类方案。档案的系统整理，应在文件收集齐全的基础上，按照一定的原则和属性进行分类、编号、排架。一经确定，不要随意变动。

三、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。

四、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。利用档案管理软件编制电子目录。

五、学院各部门在每年4月底前完成本部门前一年度人事档案资料的收集、整理、归类和编目后，移交学院人事档案室。档案室在11月底前完成各类档案的整理、编目、排架等归档工作。

三、档案保管制度

一、根据《档案法》的规定，学院人事档案做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。

二、配置必要的保护设备，加强档案库房管理，做好“十防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防水、防霉变）工作。

三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查。作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取措施保护档案安全。

四、除档案人员外，其他人员不得进入档案库房，严禁在档案库房内吸烟，严禁把易燃品和食物存放在库房。

五、档案人员如调离岗位，必须在办完档案移交手续后，方能离岗。

六、做好档案的收集工作，按规定向档案室移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。

七、定期鉴定，准确地判断档案存毁，按规定销毁档案，禁止擅自销毁。

八、因保管不善，造成档案毁坏或丢失，按《档案法》有关规定追究责任。

九、及时、准确做好档案收进移出登记和档案统计工作。

四、窗体档案借阅制度

一、借阅档案首先填写借阅档案登记表，按规定有关领导批准后借阅。

二、借阅档案，原则上应在档案阅文室阅览，因工作需要，确需借出的，在送批前要注明。

三、借阅档案人员对档案要特别爱护，禁止涂改、勾画、污损、拆散和抽换案卷，确保档案原貌安全和整洁，所借档案不得转借他人或给无关人员阅览，借阅人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密、未经批准不得抄录和复制，不得擅自公布、发表档案内容。

四、借阅人员如出差或调动工作时，应将所借档案全部归还档案室。

五、档案材料一般在档案室查阅，借出档案一般不得超过一周，即应归还。

六、在办理借出、归还档案时，档案人员要注意检查，以维护档案文件的完整齐全。如发现遗失和污损档案文件等情况，要追究有关借阅人的责任，索回遗失档案材料，并及时报告领导予以处理。

七、借阅档案人员应主动登记、反馈档案利用效果，配合档案人员改进利用工作，提高利用工作水平。

窗体底端

五、档案利用制度

一、档案人员要明确为学院服务的方向，端正服务态度，热情主动地接待利用者。

二、档案人员要熟悉室藏，了解业务工作需求，根据学院工作活动需要做好档案利用的预测工作。

三、档案人员应根据本机关工作活动特点，编制有参考价值的资料及检索工具，不断提高档案的查全率和查准率。

四、档案人员在提供利用时，必须作好查阅资料的登记与统计工作，不断改进利用工作，提高利用效率，最大限度地开发利用档案信息资源。

五、要正确处理利用与保密的关系，既要积极提供利用，又不得泄露党和国家机密。

六、利用者应严格执行档案借阅制度，履行借阅手续，按规定利用档案

六、档案保密制度

一、档案工作人员要加强保密观念，认真学习《保密法》，自觉遵守国家保密规定。

二、认真做好档案、资料密级划分和保密期限的确定。

三、涉密的档案资料，无领导审批不得提供给利用者。

四、保密文件、档案资料只限于在阅文室内在规定的范围内查阅，未经批准不得抄录复制和拍照，更不能转借他人。

五、涉密文件不得擅自降密、解密和扩大发行、发表范围。

六、档案利用要根据档案的不同保密程度确定不同的利用对象和利用范围。

七、发现涉密档案、资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告并及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

七、档案鉴定、销毁制度

一、档案应定期鉴定，对没有保存价值或者已经保管期满的档案要进行销毁。

二、鉴定档案时，应直接对档案内容进行审查，做到仔细、慎重、严格执行国家关于档案保管期限的规定，准确确定档案的存、毁去向。

三、鉴定后应提出鉴定报告和存毁意见，并编造档案销毁清册。鉴定报告应写明立档单位和全宗的简要历史情况，档案所属年代及其保管期限，销毁档案的数量和内容，鉴定的情况和销毁理由。销毁清册应对要销毁的档案进行详细登记。

四、销毁档案，必须经学院档案鉴定小组认真审查，报经学院领导审核，批准后才可以销毁。

五、销毁时要有两人以上监销，销毁后由监销人在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签署监销人姓名，以示负责。销毁清册交学院档案室保存。